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テクノロジー

【総務労務編】Cybozu Telework Seminar Online 完全リモートで入社手続きに対応!全社通達や雇用管理は?総務のテレワーク対応

サイボウズ株式会社

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00:23 みなさん、こんにちは。今日で第2回目となるサイボウズのテレワークセミナー。
00:28 このセミナーでは、テレワークを始めてみたけれど、なかなか実際には難しいと感じていたり、テレワークのときの業務にお悩みを抱えている方に向けてサイボウズが実践しているテレワークのノウハウをお伝えしていきます。
00:41 新型コロナウイルス感染症の対応のために在宅勤務をされている方々にとって、少しでも参考となる情報をお届けしたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。
00:53 なお、本セミナーはモデレーター・ゲスト・機材スタッフ・運営スタッフなど全員がリモートでバラバラの場所で本セミナーを実施しております。そのため、インターネット速度の遅延とお見苦しい点もあるかもしれませんが、なにとぞご了承ください。
01:09 なおZoomでご覧の方々にお知らせですが、Youtubeの方でも配信をしております。2、30秒の遅延がございますけれども、状況に応じてご利用頂ければと思います。
01:23 モデレーターは私、相馬正人が担当させて頂きます。社内では事業戦略室に所属しており、ニックネームとしてペソと呼ばれておりますので、みなさんもぜひペソと覚えていただければと思います。
01:40 さて、今回のテーマですけれども、総務のテレワーク対応になります。前回は営業の業務部で、紙イメージのある受注処理においてどのようにテレワークやリモートでも対応しているのかを紹介しました。
01:55 しかし、そんな営業業務に負けず劣らず今回扱う総務労務も紙がたくさん発生しているイメージがあります。本日は、実際にテレワークで勤務されている人事労務部労務の野間さんをお招きして詳しくお話をお伺いしようと思います。野間さん、よろしくお願いします。
02:13 よろしくお願いします。
02:16 それではまず自己紹介からよろしいでしょうか。
02:19 はい、人事本部人事労務部に所属しております、野間と申します。日頃は入社や退職、求職、復職といった手続きや、副業などの働き方または金銭報酬に関する制度周りを担当しております。本日はよろしくお願いいたします。
02:38 お願いいたします。それでは実際中に入る前に、お知らせを2点ほどさせて頂きます。
02:45 まず1点目になります。みなさま、本セミナーに関して質問がありましたら、Zoomの方のQ&A欄で受付をしております。疑問点などありましたら、ぜひその時に随時ご登録ください。
03:00 本編でモデレーター側で取り上げるものに関しては、後半の質疑応答の時間で解答させて頂きます。
03:09 またはすぐにお答えできるものに関しては、運営スタッフが裏側で確認をしてそのままZoomのQ&A欄で回答させて頂きます。
03:22 こちらの質問内容に関しては、登壇者あるいは運営スタッフが回答するまでは他の視聴者には共有されません。
03:30 頂いた質問はなるべくご回答させて頂きたいのですが、時間の関係上全てには解答できない可能性がございますので、あらかじめご了承ください。
03:41 2点目ですが、本セミナーはSNSでのシェアOKとなります。よろしければ#サイボウズのテレワークでつぶやいて頂けると幸いです。
03:49 それではさっそくセミナーの方はじめさせて頂きます。
03:55 まずは、今回ご視聴頂いている方の中にはサイボウズを知らないという方もいらっしゃると思いますので、簡単に弊社についてご紹介させてください。
04:04 弊社サイボウズは、グループウェアの開発の販売をいろいろ行なっております。数字が間違っておりますが、派遣を含めて現在906名ほどの大規模な会社となっております。
04:20 企業理念ですが、ここにある存在意義のチームワークあふれる社会を創るというのが理念になっています。したがって、会社だけでなく自分たち自身もチームワーク溢れる会社を作ろうと思っており、日々一層に努力している最中でございます。
04:37 最近では働き方の分野で取り上げられて頂くことが多くなっております。
04:43 お陰様で2020年のいろいろな働きがいのある会社ランキングでは、ここにある様な項目で上位にランクインさせて頂いております。
04:53 そんなサイボウズですが、新型コロナウイルス感染症への対策として、現在はほぼ全ての社員に在宅勤務が原則となっております。
05:02 こちら2月17日の段階で在宅勤務の推奨が通達され、2月28日には原則在宅勤務の通達がされました。一か月以上サイボウズではほぼ全ての社員が在宅勤務を行なっている状態です。
05:22 しかし厚労省の調査によりますと、テレワークで仕事ができていると答えた方が約5%だった結果があります。非常に少ない数値だと思います。
05:32 特に、在宅勤務に関しては実際に在宅勤務ができた後も実際の業務が上手く回らなかったりと悩んでいる方も多いと思いますので、今日はそんなみなさまのお役に立てるようなお話ができればと思います。
05:47 本日のテーマ、総務労務のテレワーク対応に関して様々な日々の業務についてテレワークという目線からフォーカスしていきたいと思います。
05:56 野間さん、大変お待たせいたしました。それでは早速入っていきたいんですけれども、まずはサイボウズの総務労務の仕事内容について聞かして頂けますか。
06:08 一般的なものにはなるんですが、いくつかピックアップしております。総務分野ですと、防災や出張、慶弔手配関連、労務分野ですと給与や社保もしくは入退社の手続きなどがサイボウズでの主な仕事内容となっております。
06:27 ありがとうございます。そういった中でも気になるのは、いくつかあげさせて頂きましたけれども、これらを本セミナーでは実際に実例を交えて野間さんに詳しくお伺いしていきたいと思います。よろしくお願いいたします。
06:43 お願いします。
06:44 早速参りましょう。1つ目ですが、郵便物はどうされていますかということですが、こちらはどのように対応されていますか。
06:54 原則在宅勤務となった今も総務チームのメンバー1人、週に1度出社してくれています。出社した際に1週間分の郵便を受け取りまして、各本部ごとに振り分ける作業を実施しております。
07:09 各本部振り分けた後につきましても、各本部でアシスタント業務を担当している方が個人あてに振り分けてくれておりまして、その後個人に緊急性を要するものであるかないかといった点を確認しながら必要に応じてPDFにして共有する対応を行なっております。
07:29 毎回行くのではなく、まとめて対応することで出社する人数または回数を最小限にしているということですね。
07:36 その通りです。
07:38 郵便物というと紙の請求書も多く届きますが、これを機に各社PDFファイルで請求書を送って頂くことができないかを調整するように系列電話から全社に連絡がありました。
07:54 この連絡を元にPDFで共有される請求書も多くなったかなと思っています。また、経費生成を実施する際に、申請の請求書、領収書についても必ず添付するようにしまして、経理メンバーも安心して在宅勤務できるような状況に整えています。
08:14 どうしても紙で発生することもありますけれども、データで可能なものはデータにしてしまう、どうしてもというところだけは出社は最小限にしましょうという努力をしている感じですかね。
08:27 その通りです。
08:28 ありがとうございます。どんどん進めていきましょう。会社にかかってくるような代表電話についてはいかがでしょうか。
08:37 代表電話の入電がありますと、総務部のメンバー複数名の携帯電話に転送される設定にしております。
08:46 この設定についてですが、台風など急遽出社できない場合も想定しまして、事前に情報システム部と連携し既に動ける体制を作っておりましたので、今回もすぐ移行することができました。
09:01 自宅で電話を受けた総務部のメンバーなんですけれども、まず一次受けを行いまして、社員個人あての電話は折り返しの連絡先を確認しております。
09:12 そういった内容は普段からサイボウズの製品グループウェアの電話メモという機能がありますので、そこで社員本人に共有する運用をやっております。
09:23 今回急遽在宅勤務となっても、そのあたりはどうしようという戸惑いはなくスムーズに運用できております。
09:30 ありがとうございます、なるほど。電話も大丈夫ということですね。
09:35 次が結構本丸ではないでしょうか。押印はいかがですか。郵便や電話よりも結構大変そうなイメージがあるんですけれども。
09:45 いくつか押印が必要な例を出してみましたが、人事系書類は自社内で完結するものでもなく市区町村へ提出するもの、派遣会社や出向元へ提出するものなど複数ありまして、押印も求められることも少なくないと思います。サイボウズでは次のように対応したのでいくつか紹介したいと思います。
10:05 はいお願いします。
10:08 第1は、社外も関わる書類の場合、例えば証明書を用意してくださいという場合などは、電子の契約締結サービスも利用できないですけれども、まずは各所窓口に期限を延ばすことができないか相談してもらうように連絡していきました。
10:26 この状況なので、お互い理解頂けることも多くて、5月以降で大丈夫ですと言ってくれる方も多くいたかなという印象です。
10:37 そもそも全部の社員の依頼を受けて、端からどんどんこなしていくというより、会社の中でも優先順位をつけて、これは遅らせられないか、早めにできないか、後はこういう状況なので社内に対して遅れる可能性がありますとアナウンスするのがすごく大事ですよね。
11:01 そう思います。
11:02 事前にアナウンスして頂けると遅いというのもあまりないのかなと思います。
11:05 そうですね。
11:10 次に社内で完結する書類についてなんですけれども、押印の必要性から改めて本部を交えて相談していきました。
11:21 例えば内定者に発行しております採用通知書については、社内の確認や決裁の履歴は全てグループウェアに残っておりますし、内定者に共有した履歴についてもメール等で残すことができますので、必ずしも押印が必要ではないという話になり、今回在宅勤務に完全移行するというところで、採用通知書への押印は廃止するようにしております。
11:51 最初に、そもそも押印が本当に必要なのかを問う姿勢が非常にいいですよね。
11:57 今回改めてという確認になりました。
12:01 ありがとうございます。
12:06 3つ目、入社日に確認してもらう雇用契約書ですけれども、自社で開発しているクラウドサービスkintoneを活用しまして、電子で契約締結できる仕組みを自分たちで作って参りました。
12:19 kintoneをここで初めてご紹介するんですが、今回ご視聴していただいている方の中にはkintoneをご存知ない方もいらっしゃるのではないかと思います。相馬さん、kintoneとは何か簡単にご説明をお願いしても良いでしょうか。
12:31 承知いたしました。kintoneという言葉、弊社の製品で弊社で使っているもので、今後このセミナーで何回か出てきてしまいますので、みなさんが置いて行かれないように説明をさせてください。
12:49 kintoneは簡単に言ってしまうと、クラウド上でデータを入力して管理できるサービスだと思って頂ければ大丈夫です。データがいろいろ集まって一覧で簡単に見えたりする機能があります。
13:05 今後アプリという言葉を何度か使うと思うんですけれども、それはデータベースのことだと理解して頂ければ大丈夫です。顧客管理アプリは、顧客管理のデータベースだと思って頂ければ大丈夫です。
13:21 特徴としましては、データベースのどこに何の項目を入れるかを自分で簡単に作成や修正ができ、左から簡単にドラッグ&ドロップで項目を使って文を修正するというシステムになっています。これで、この後のセミナーの用語は大丈夫だと思います。
13:43 野間さん、もしよろしければ、実際の画面を見せて頂いた方がみなさんイメージしやすいかと思いますが、何かそういったもののご準備はありますか。
13:51 今回雇用契約書のダミーデータのデモを用意しましたので、そちらを共有させて頂こうと思います。
13:59 ありがとうございます、よろしくお願いいたします。
14:03 こちらがサイボウズで使っている雇用契約書で、このようなイメージでやっております。
14:10 先ほどkintoneの特徴に総務労務でもドラッグ&ドロップで簡単に作れますという説明がありましたが、このように日付のフィールドを持っていくだけで契約日が追加できたり、拠点の事業を拡大する中でオフィスも増えていくと思いますが、簡単な操作で選択肢を増やすことができます。
14:36 実際押印はどうしているかと言いますと、実際内容を開いて確認した後、ステータスを進めることで誰がいつ合意したかという履歴が残せるようになっています。
14:59 また書面通知を希望する場合も、この画面をきれいに印刷することもできますので、こちらで印刷して書面通知の条件を満たすことも可能になっております。
15:13 このようなイメージとなっています。
15:26 ありがとうございます。勝手なイメージで押印をして管理しなければいけないというイメージでしたが、そのようなこともなく、問題がない分はあのように管理しても大丈夫なものもあるということですね。
15:40 電子締結サービスなどもクラウドサインさんなどだんだん広がってきていると思いますが、そういったサービスと同様と思っていただければと思います。
15:49 ありがとうございます。どんどん次に行きましょうか。4つ目です。
15:56 いろいろこのように工夫してきてはいますが、押印がどうしても必要な書類はまだまだありまして、例えば健康保険組合に提出する書類などは提出が遅延してしまうと、従業員ご本人に不利益が生じたりもしますので、まずは不定期で出社日を設けまして、書類の作成と押印事務をまとめて実施する日を設けています。
16:22 どうしても押さなければいけないものがあるにせよ、必要でない限り絶対そのために出社しないよという総務部の生きがいを感じます。
16:34 みんなで連携しながらこれいつやろうかなど、必要に応じては松山オフィスのメンバーもいますので、そういったメンバーの出社で対応しています。
16:46 なるほど協力し合って。
16:49 話を聞いて思ったのは、スライドに出しているようなところなんですけれども、押印は本当に必要なのというのが非常に大事かなと感じました。
17:01 どうしても押印が必要なものは絶対あると思うんですけれども、サイボウズの労務総務の方はどうしても必要な外部の書類とオンラインでもOKというものを切り分けたり、そもそもなくしたりするということをキレイにしていますよね。
17:18 いろいろ今回を機に改めて考えたところは多くあったかと思います。ただ今回の経験は必ず次にも活かせると思っている形です。
17:31 コロナ以外のケースでも、いくらでもこういう機会は可能性としては起こりうるので、しかも今回の場合、出社すると命に関わる病気にかかる危険性が上がってしまうというので、過去のそれは本当に必要なのということから思考を停止しないで考える姿勢がすごく大切だなと思いました。いつもありがとうございます。
17:53 こちらこそです。
17:55 では続いての質問に参りましょう。こちらも在宅だと漏れてはいけない社員情報や給与データの管理はどうされていますかというところです。
18:05 他社でよく聞くお悩みとして、持ち帰りの仕事になるので、データなどを自分のパソコンやExcelに落としていいのかどうか、自宅でアクセスしてもいいのかということをよく聞きますが、サイボウズの場合はどうでしょうか。
18:19 人事が取り扱う、ありとあらゆる情報、例えば人事評価や給与データといった情報はすべてkintoneで主に管理しております。
18:30 kintoneはクラウドですので、家でも会社でもどこからでもアクセスができるという形になっております。
18:38 次のスライドで実際のイメージ画像も見せたいと思うんですけれども、例えば社員の従業員情報は、こういった形でkintoneにアップリーというものを1つ作りまして、既に従業員の情報が残っていたり、次が給与のデータで、給与事例ですが、本人宛に通知が飛ばせるような仕組みになっており、内容は人事と部長と本人しか見られないという形にしております。
19:11 Excelや紙で配布しますと万が一添付を間違えたや落としてしまった場合のリスク、かなり緊張感を持つと思うんですけれども、kintoneでしたら設定をきちんとするだけで大丈夫ですので安心に運用できるかなと思います。
19:29 もう少しセキュリティ面で詳しくお聞きしたいなと思いますが、そもそもkintoneというクラウドサービスへのアクセスや精度は大丈夫なんでしょうか。
19:46 Kintoneはクライアント証明書が入っている会社支給端末からしかアクセスできない形にしております。
19:54 また、パソコンを落としてしまった場合なども、システム管理者が証明書を無効化することができますので、失効した証明書が入っているパソコンからはkintoneにアクセスできないという万全な体制でセキュリティは加固しております。
20:13 社外からは大丈夫そうですね。少しいじわるな質問ですが、社内の他の社員が人のデータを見てしまう危険性はありますか。
20:23 特に無いです。kintoneは、各アプリごとにアクセス権を細かく設定することができます。
20:33 例えば給与系のアプリですと、everyoneというところが全員の権限を指しますが、everyoneには見えない、人事と部長には見えるというアクセス権をかけることができるようになっています。
20:48 またチェックするだけですので、肌感覚でこちらも設定できますので柔軟に対応できるかなと思います。
20:56 チェックをつけるだけで権限が制限できるとなると、情シスもしかり人事部の方で適切な権限を考えて設定できるということなんですね。
21:10 ありがとうございます。次の質問に行きましょう。これも世間のニュースで出ていると思いますが、派遣社員さんへの対応はどうしたんですかということで、いろいろなニュースで派遣社員の方が在宅勤務できぬワケといったニュースをよく見るんですけれども、これは主に契約の形態が関わっていると思いますが、こちらに関してはいかがですか。
21:35 サイボウズの場合ですが、派遣社員も在宅勤務ができるようにしており、業務分担的に在宅でできる業務が十分にない場合につきましては、改めてkintoneやサイボウズの業務についてインプットして頂く機会にしております。
21:57 もう少し詳しくお聞きしたいなと思いますが、具体的にはどうすればよろしいですか。
22:02 派遣会社と基本契約をみなさん結んでいると思うんですけれども、サイボウズと各派遣会社との基本契約は月4回まで在宅勤務ができるという内容に元々しておりました。
22:15 ただ、新型コロナウイルスの影響を考えますと、月4回では今回不十分ですし、当初はオフピークの通勤も推奨しておりましたので、この状況で基本契約と違う働き方をする事ができるのかを各派遣会社27社に確認をしていきました。
22:36 27社に全部確認をして、変えなけらばいけないのは大変ですね。特に電話だと。
22:48 これを1つ1つ電話で確認していたらとても大変だったとは思うんですけれども、サイボウズではまず電話ではなく、オンラインのフォームを配布して、派遣会社に解答を入れて頂くように案内していきました。
23:05 このフォームのURLを各社に送信するだけで同じような内容が各社にいき、またここで入力してもらったデータは、kintoneに自動で入る形になっています。
23:23 回答を得られたら人事はすぐに確認ができます。アプリのURLを上長に共有するだけで、上長は自分の部署の派遣社員のみんなはどうすればいいのかなと自分で確認できるような仕組みになっています。
23:43 例えばこちらが派遣会社に聞いた事、この辺りの内容になっています。先ほど申し上げたようにオフピークを目的とした時差出勤、在宅勤務、こういう内容を聞いて参りました。
23:58 かなり細かく聞かれてますよね。
24:01 そうですね。
24:03 フォームを使っているとはいえ、結局27社分の契約変更するのは、正直大変と言えば大変ではないですか。
24:10 こんなことを言うと非常に冷たく思われるかもしれませんが、なぜそこまでして対応するのかということをお聞かせいただけますか。
24:20 正社員も派遣社員も関わらずチームサイボウズの一員だと思っております。
24:25 チームのみなさんに気持ちよく働いてもらいたい、チームの生産性や個人の幸福度を両立できるような仕組みを考えますと、そういった思いがあるのであればということで派遣会社の調整も進めていきました。
24:42 ありがとうございます。野間さんが温かい方で良かったです。
24:48 それでは次の質問にいきましょう。4月だったため時期的に入社手続きはどのように対応されたのですか。こういうものが通常の入社フローですかね。
25:02 右側にあげましたが、案外いろいろとやることがあります。
25:08 内定承諾後は提出書類、これを準備してくださいというアナウンスや、社会保険加入のための手続きの個人情報の収集、入社日までにこちらで雇用契約書や誓約書を準備したり、入社日を迎えた後も保険証を発行する、勤怠を集計するなど段階を踏んでやるべきことが沢山あります。
25:32 これリモートでどのようにやられているのですか。とても大変に思いますが。
25:38 サイボウズではkintoneをフル活用しまして、内定承諾後のメールなどのやり取りは一切ないため、人事担当者としてはkintone上でずっとやり取りをしていくだけで基本的には完結できるようにしていきました。
25:55 具体的に見ていきましょう。内定承諾書からお願いします。
26:00 内定承諾されましたら内定者をkintoneのゲストスペースに招待しております。
26:08 ゲストスペースって何かということなんですが、ゲストスペースはkintoneの基本技能の1つで、外部の方もkintoneに一部入って頂くことができるようになっています。
26:20 外部の方が見られるのは招待した1つのスペースのみですので、セキュアにやり取りが可能になっております。
26:29 ゲストスペースに内定者の方を招待しまして、サイボウズでは承諾後の個人情報のやり取りや、入社日までの確認をこの中で進めて参りました。
26:45 入社される前のため、いろいろな社内のシステムにアカウントを持っていない状態でもオンラインでやり取りできる場所を用意しているのですね。
26:54 その通りです。
26:59 なぜこのkintoneを使っているかですが、メールと違うところは誰かが1度した質問を、全員に共有される環境をつくることができます。
27:13 また、よくある質問を事前にまとめておくことで公開できますので、そこに目を通してもらえばOKという状況も作ることが可能です。
27:21 メールだと各個人から同じような質問がいくつも届くと思いますが、kintoneでは、みなさんが自分で見にいける環境を作れます。
27:33 また、「いいね」という機能がありますので、そこで反応が読めたりでき、内定者からニーズのある質問がどれなのかも、なんとなく分かるようになっています。
27:45 確かにこれいいですね。「いいね」って簡単に、私も聞きたかったとできるのはすごく便利ですね。
27:52 いいね!が多いものについては事前のQ&A、FAQといったものにまとめていくこともできるようになってます。
28:00 なるほど。
28:03 個人情報のやり取りについても、社会保険加入にあたっては事前に貰っておかないといけないと思うんですけれども、そういったものを、Excelやメールでやっているとやり直しが発生したり、どこを直してくださいという連絡もなかなか煩雑になってくると思います。
28:21 個人情報が洩れてしまうリスクも考えられると思うんですけれども、サイボウズではこの個人情報の収集もkintoneでやっておりますので、常にここを見れば最新の情報が入れてもらえている形になっております。
28:37 ファイルのやり取りはしませんので添付を間違えてしまったということもなく、セキュアにやり取りができるようになっています。
28:46 諸々考えると、Excelとメール、データとコミュニケーションを別々に行うより圧倒的に楽で確かに安全そうな感じがしますね。
28:56 個人情報を収集しているアプリの画面にコメント欄もありますので、「実際にここ内容が違う気がするんですけど」や、「ここ追加でお願いします」というのもやりとりしやすいですね。
29:10 なるほどありがとうございます。入社日の雇用契約書ですね。これは先ほどデモで見たものですかね。
29:18 その通りです。
29:20 それでは次に。
29:25 あとは本場環境のアカウントの情報です。そういう初期設定情報は情報システム部が用意するのですが、そのアカウント情報もオンラインkintone上で活用して配布するようにしました。
29:38 紙で郵送するという手段もありましたが、やはりkintone上でやり取りできる方がセキュアですし、クラウド上でできるのは安全だと考えております。
29:54 その他に入社前、社保の加入手続きや、入社後に勤怠の集計、社労士に共有しなければならない場面も多々あると思うんですけれども、社労士にもkintoneへ参加してもらっており、そこでCSVデータを主に渡すだけでkintone上でやり取りが完結しております。
30:12 社労士とのやり取りのために月に1回出社しないといけないということはなく、対応しております。
30:19 すべてオンラインでやられている感じですね。
30:22 そうですね。
30:24 それができると、いう感じですかね。
30:28 ここまで頑張り、フルリモートの入社が実現できたということになります。
30:37 ありがとうございます。どんどん行きましょう。次の質問に参りますね。
30:44 社員の健康管理どうしてますかということで、リモートワークが盛んになってから出てきたものだと思うんですけれども、弊社でも実際そうで在宅しないと分からない問題が結構あるなと思い、椅子などで腰痛になったり、一人でずっとするのは寂しいということがあるかと思いますが、サイボウズとしてはこちらどのように対応されていますか。
31:10 まずは、トップからメッセージが発信されまして、上の方の人事本部長の中根ですが、「今は緊急事態です、何よりも大事なのが健康と安心です」という内容や、下は社長の青野ですが、「まずは健康第一で」というメッセージをトップが積極的に出して下さったので、在宅勤務で働きづらいと思う人も「ちょっと気持ちが救われた」という声がありました。
31:39 こういう発進の他にも、人事本部総務労務としては健康情報を定期的に発信したり、ストレッチする会をZoomで定期的に開催していたり、情報発信の面でみなさんの健康をサポートしている内容になっています。
32:00 オンラインでライブのようにみなさんが自宅で運動できる会というのは、なかなか面白いですよね。
32:06 運動とコミュニケーションも偶発的に生むことができます。
32:12 これも10いいね!ついていますね。
32:14 そうですね。
32:20 ここまでやって頂いて何ですけれども、それでもやはり不安の声がまだまだ上がっているのが現状だと思うんです。
32:26 ここにあるお子さんがいらっしゃるところや、あるいはパフォーマンスが下がるかもしれない、そうは言っても気が滅入ってしまうなど、こういうところに関してはどのように考えて、対処されていますか。
32:40 総務労務のメンバーが1日でアンケートを作りまして、これをみなさんに回答してもらうように連絡し、どんどん声を拾っていきました。
32:52 この内容についてですが、kintoneでは自動でこういうようにリアルタイムに集計ができるようになっています。
33:00 Excelで集計するとなるとデータの追加や編集に少々手間がかかると思いますが、kintoneでは入力してもらったらその場で円グラフを出せる形になっており、集計工数も下げらますし、アンケートを作ることも1日でできることですので、スピーディなアンケート実施はかなり効いてきたかと思っています。
33:26 リアルタイムで見れるようにされて、かつ今どれくらいの割合の人が影響を受けているかすぐに調査できるというのが素晴らしいです。
33:35 このアンケート結果からいくつか施策も検討しまして、まず1つ目、お子さんがいても安心して働くことができるように、特別休暇の制度も設けました。
33:48 サイボウズですと、目的や用件に合った休暇の取得であれば日数も無制限で取得ができるものとしております。
33:58 コロナの状況でいつ収束されるか分からない時だからこそ、日にちに制限を設けていないのは非常に社員にとっては嬉しい事だと思います。この通達を受けたときに。
34:12 ありがとうございます。他にも、新型コロナウイルス感染症を受けまして急な在宅勤務を要請することになりましたが、自宅でもより高いパフォーマンスが出せるように、それぞれが環境設備や仕事の進め方を工夫してくれています。
34:32 自宅環境の整備に対する投資費用をサイボウズでもサポートできればと思い、正社員に限らず派遣社員契約社員のメンバーにも、3万円の一時金を分配することに決めました。
34:45 そこも先ほど話してた時に、同じチームとして考えられてたんですね。
34:50 その通りです。
34:53 この政策には実は背景がありまして、4月17日の経営会議で決まりました。
35:01 5月給与で分配する予定でしたが、急遽4月24日の4月の給与で配布することに決まりまして、そう決まったのも4月20日というかなりタイトなスケジュールでどうにか実現していきました。
35:18 4日しかなかったのですね、4月20日に決まったのですね。
35:20 そうなんです。
35:21 3万円を加算するだけではないですよね、所得税や雇用保険の金額が全部変わって、それを従業員分何百名分やるのは、すごくないですか。
35:32 先ほどやり取りの中でも出てきた社労士の協力もかなり得ながらでしたが、少しでも早く必要としている人に早く届けたいという一心で、今回は頑張ってやってみました。
35:47 次の質問に繋がりますが、なぜここまでスピーディに対応できるのでしょうか。
35:55 今回の投資費用のサポートについて、そもそもいろいろ議論がありまして、「一人一人在宅環境にかける金額は違うので実費を支援した方がいんじゃないか」という議論など、紆余曲折ありまして、ただ申請制にすると上限の考え方や実務の負担など、そういう点がなかなか壁になってきますので、今回は一律の判断としました。
36:24 という一連の流れ、こういう議論の内容が制度が固まっていない時期から全社に公開されておりまして、経営会議でどういう議論がされたのかを、私はリアルタイムで把握することができていました。
36:39 そういうオープンな風土や、ツールのお陰で事務作業も早く動けたかなと思っています。
36:49 こういう言い方が正しいのか分かりませんが、情報が徹底的に公開されてて共有が迅速にされているのは、こういう時に強い事なんだと思いました。
37:04 決まった内容だけ降りてきてしまうと、「その背景は」や「必要なのは」という気持ちになりますが、そこが今回はすぐ分かりましたので、進めやすかったです。
37:15 ありがとうございます。スライドが次見えていますけれども。
37:22 先ほど出したような派遣先への意見収集のアプリや在宅状況のアンケートなど、こういったもの総務労務の担当者が自分たちで作っております。
37:33 例えば、アンケートは項目を考えるところからフォームに反映するまで1日で作れましたし、派遣会社へのフォームについては半日でできて、すぐ行動に移せたというところがポイントだと思っております。
37:48 こういったアプリが自分たち自身で作れていることにより、スピーディに動けているところは大きいです。
37:55 どうしても人の思い的にはすぐ解決したいなど支援の気持ちはすごくあるのに、システム面が追い付いてこないでシステムで数ヶ月かかるとなると、そのときには状況が変わっていたり、時既に遅しになっている可能性も全然ありますよね。
38:10 今回の新型コロナウイルスに関連して言うと、まさにそこが肝だったかなとは思います。
38:18 ありがとうございます。
38:20 最後に、元々の業務環境も大きいかなと思っています。通常時からほぼkintoneのクラウド環境に業務データがある状態にしております。
38:32 そのためオフィスからでも自宅からでも、kintoneへアクセスすれば業務がほぼ進められるような状態になっておりました。
38:41 今回緊急事態を受けましても、シームレスにテレワークメインの働き方に移せたのはここが大きいかなと思っています。
38:50 オンラインにこういうようにデータがあったというところですね。
38:56 では、まとめに参りたいと思います。
38:59 お話をお伺いして自分が感じた所は、書いてありますが、思い込みを疑ってみる既存概念というところかなと思いました。
39:11 よく派遣の方は在宅ができない、押印は絶対必要だから毎日行かなければいけないなど聞きますが、野間さんのお話をお伺いして、そこから考えるということは本質を見ているなという気がしており、どうしても押印しなければいけないものや、できないことは絶対あると思うんですけれども、本当にできないギリギリのレベルまでそれを減らそうとするところで、本質を疑う、思い込みを疑うことが、必要かなと思いました。
39:46 サイボウズにいますと「目的は何だっけ」「理想は何だっけ」という言葉が良く出てくるのですが、そういうコミュニケーションで鍛えられていたからこそ今回このような進め方が思いつけたのではないかという印象もあります。
40:01 「これは何のために本当にやるんですか」という感じですよね。
40:06 まさにそうですね。
40:09 2番目は、これは派遣会社の方の契約認証の話で思ったことで、理想のために妥協しないということです。
40:16 在宅勤務は単純にそれだけ聞くと楽そうかもしれないんですが、そのために総務労務の方が体制を作って頑張って下さってるんだなというのはすごく感じました。
40:28 派遣会社の方の契約27社分変える、在宅勤務手当を4日間という中で支給するのも大変ですし、押印の意味も本当は思考停止する方がある意味楽な部分もあると思います。
40:43 思考はそこに投資しなくてはいけない、投資しなくても決めようと考えなければいけない、サイボウズはやはり先ほどおっしゃったように「理想は何だろう」「理想のために果たす努力は必要な努力かもしれないです」、というところはすごいなと感じました。
41:03 日々の業務の中でそういう点は鍛えられていたなと思いますし、先ほどもお伝えしましたが、今回の経験必ず次に活かせるとも思っていますので、その点は少し前向きにできたかなと思っています。
41:17 強いですね。なぜやるのかと、これを次に活かすという非常に重要ですよね。
41:25 3番目に感じたところで、ツールの力はやはり必要だと、もちろんオフラインになってしまうので、オフラインになる以上絶対ツールって何かしら必要かと思いますが、今回の場合は総務労務の方の想いについていけるシステムが必要だなと感じました。
41:45 Excelや電話などいろいろなものを使うとできるとは思うんですけれども、スピーディな想いに答えを作っていくツールが必要なんだなとすごく感じました。
41:57 もちろんツールはあくまで手段であって、それが本質の目的になってはならないものですけれども、野間さんみたいに総務労務の方でこういう理想を実現したいというものがあった時に、それに応えるツールは先手をしっかりしなければいけないなと感じました。
42:17 今回はツールのところはどうでしたか。
42:22 多種多様な選択肢がないとなかなかできる行動も限られてしまいますので、サイボウズの場合そのツールの選択肢がいろいろあるからというのは、ありがたかったなと思っています。
42:37 ありがとうございます。良ければ選択肢の1つにkintoneがあると嬉しいなという形でございます。
42:45 みなさまご清聴ありがとうございました。
42:48 ありがとうございます。
42:49 ありがとうございます。残りの時間は質疑応答に当てたいと思います。
42:55 携帯を失礼いたしまして、いくつかピックアップ質問があるんですけれども、それにこの場でお答えしようと思います。ではいきましょう。
43:06 この方、PCはセットアップした状態で郵送して対応されたということでしょうか。あるいは初期ログイン方法等は資料を同封してという対応でしょうか。
43:19 まず1点目ですが、パソコン・スマホは全て郵送させて頂きました。
43:25 その際は4月で、新卒入社のメンバーも多かったので情シスと人事で協力して発送手配を行なっております。
43:34 アクセス方法につきましても、ゲストスペースで人事・情シスが連携してマニュアルをお送りしまして、スムーズにいかない場合は電話番号を教えたり、ゲストスペースのここで連絡してというのを事前に伝えることでトラブルシューティングも行なった形です。
43:57 PCはそもそもセットアップされた状態で郵送され、ゲストスペースというオンラインでコミュニケーションを取れるところがあり、入社の方が携帯やパソコンなど何かしらのデバイスを持っていたため、初期ログイン方法をあげて、それを見てパソコンにこうする、分からない場合は分かりません、こちらでするという感じですかね。
44:17 その通りです。
44:18 ありがとうございます。PCのセットアップなどシステム的なところとなると、総務労務の方ではなく情シスの話になると思いますので、この後ご紹介しようと思いましたが、一応情シス編もテレワークセミナー企画していますので、もしよろしかったらそちらの方もお聞き頂ければと思っております。
44:35 では沢山ありますので、どんどんいきます。2番目、メンタルヘルス状態のモニタリングについてどのような工夫をされていますか。
44:45 ファーウェイでは見えないリモートワークに求められるケイパビリティが装着されていない層のアラートを感知する手段がなく困っています。工夫があればぜひご教授ください。
44:57 はい、なるほどです。
45:01 メンタルヘルス状態のモニタリングはどのように調査されていますか。要するに調査では見えない、リモートワークオフラインになると、この層のアラートをどのように感知していますか。
45:13 先ほどスライドの中でもご紹介したアンケートを定点的に実施しようと考えておりまして、またタイミングによって項目は見直そうとしております。
45:25 その内容を人事が全て確認しておりまして、本部長の中根も全て確認しているくらいアンケート重要な情報だと思っており、その内容を見まして、この人は個別にフォローしようというのは健康情報を担当しているチームや、中根本人が本人にコミュニケーションの機会を作るようにしています。
45:48 その他に、偶発的なコミュニケーションが少なくなっているという点でなかなか気づけないことは、Zoomのテレビ会議などを活用し、コミュニケーションの機会を積極的に作るなどの工夫をしています。
46:04 いろいろなこの機会に、コロナだからこそのイベントを行っていますよね、Zoomイベントなど。
46:10 やっていますね。オンラインだからこそできること、と前向きにみなさんがアイデアを出しながらやっているかなと思います。
46:22 ありがとうございます。答えになっていると嬉しいですね。続いて参ります。
46:27 冒頭に請求書をPDFにという話がありましたが、これは届いた紙の請求書をアシスタントの方がPDF化をされているということですか。
46:37 それとも請求元にそもそもの発行をPDF化してとお願いしているということですか。この質問はあとに続くんですけれども、まずこの質問についてお答えをして頂けますか。
46:49 両方あります。発行元によって違っておりまして、発行元でPDFを送ってもらえるファイルについては発行元でPDFを送ってもらっています。
47:01 どうしても紙でないといけない場合については、紙をサイボウズ宛に郵送して頂いて郵便の配布の流れで、アシスタント業務を担当しているメンバーがPDF化している形です。
47:16 ありがとうございました。
47:18 これはご質問の答えなんですが、一応読みますね。文章の場合、つまり届いた紙をアシスタントの方がPDF化をされている場合は、オリジナルの請求書は後日または出社できるようになった際に経理に提出という形ですか。
47:35 経理の監査の際には必要になりますので、出社ができるようになったら必ず提出するようにと言われております。
47:43 スライドに写っており、Zoomの方だと見づらいかもしれませんが、注意事項の一番上に紙の原本が発行されている場合は絶対に捨てないでくださいと書いてありますね。
47:54 強く言われています。
47:57 なるほど、ありがとうございます。
48:00 では続いて参りましょう。
48:02 派遣社員に3万円を渡す際の障壁はありましたかということと、少し似ている質問として在宅勤務手当は派遣社員の方の場合どのように支給したのでしょうか、社員と違って直接振り込むというのは難しいと思うのですがという質問がきています。
48:19 まずは3万円を渡す際の障壁について何かあれば。
48:24 この点は派遣会社に連絡していかなければならないため、これまでにあったような派遣会社とのやり取りという点は障壁の1つではあるかなと思っております。
48:37 さすがに派遣会社に1週間で27社と調整つけるのは無理でしたので、派遣社員については5月給与で請求ができるように調整を進めているところになっております。
48:53 ありがとうございます。後は、どのように支給したのですかと、直接振り込むのは難しいと思いますがといった質問です。
49:04 給与課税が必要な手当てになりますので、派遣会社の方に払ってもらう事にはなりますが、その分サイボウズ宛に請求してもらう形でやるつもりです。
49:13 一旦派遣の会社さんに払ってもらい、その分の補填をサイボウズから3万円払いますという感じですね。ありがとうございます。
49:26 続いての質問ですが、完全在宅にされたとの事で在宅手当を支給したかと思いますが、通勤手当の支給はどうされましたでしょうかというご質問です。
49:38 通勤手当につきましては、ちょうど今月4月11日分からは支給停止にしております。実際にオフィス出社した場合については、かかった実費を申請するような仕組みに変えました。
49:52 それまでは通勤手当出していましたが、4月11日付けでなくなることもあり在宅でかかる諸経費の方、その考え方どうしようかなということで、電気代の2,000円分追加で払うような意思決定になっています。
50:10 私もこの通勤手当を見ていました。実費で掛かる分だけという仕組みに変えたということですね。
50:16 はい、そうです。
50:18 これも理想をすごく変えようとしている、通勤手当は何のため、在宅手当は何のためということですよね。
50:26 その通りです。
50:28 ありがとうございます。
50:30 続いての質問に参ります。内定者がパソコンを持っていなくて、スマホでは円滑に対応できないなどといったケースはなかったのでしょうか。
50:41 kintoneでやり取りしていますが、スマートフォンでもスマホのビューがありますのでそこで対応ができるようになっておりまして、ご本人は苦労された部分もあるかもしれませんが、相談がきたり実際に不備があったりというケースはほぼなかったです。
50:58 なるほど、それは良かったです。
51:02 勝手な手前みそですが、大きかったのはコロナの前にそもそも内定者とのやりとりは入社前のパソコンを送る前から、彼らが学生のときからオンラインでコミュニケーションを普通にしてたので、いざ入社となってからの対応策というのは前の段階で解決されていたのではないかなと思いました。
51:22 確かに、そうです。
51:26 続いて、PC発送前に事前に誓約書回収等の対応はされたんでしょうか。
51:35 していないです。入社日の当日に誓約書は確認しております。
51:45 なるほど、入社日当日。これはどうやって確認をされるのですか。
51:52 誓約書ですか。
51:53 はい。
51:54 誓約書は雇用契約書と同じようにkintoneで確認しております。
52:01 承知いたしました、ありがとうございます。私が少し無知なもんで。
52:07 パソコンは、実はギリギリに到着するように手配しておりまして、新卒ですと31日に着くように手配しましたので、事前に悪用ということは全然想定していなかったです。
52:25 続いてこれも深い質問です。内定者に対して雇用契約書を電子交付すること自体に同意をもらうのは、いつどのような方法で行いましたか。
52:39 雇用契約書につきましては書面通知を希望することもできる仕組みにしておりますので、まずは電子で確認してもらって、そのあと書面通知希望する場合については書面で発行できる体制にしております。
52:57 交付するのも紙も選べるような状態を作っておいて、それまでは電子で進めておくという感じですね。
53:05 そうです。
53:08 ありがとうございます。これは少しおもしろいですね、チャットツールなどではどうしても細かいニュアンスの伝え方が難しい場面も時々あります。顔の表情などですね、分かります。サイボウズさんではチャットコミュニケーションで工夫していることはありますか。
53:30 今回で言いますと、フルリモートで新人研修を行わなければいけないことがありましたので、新人研修のコンテンツの中でテキストコミュニケーションを伝える場を1時間持ったりしました。
53:47 実は研修採用編も次回のセミナーでやって、そこでテキストコミュニケーションの研修が取り上げられているので、そこでぜひ見ていきたいかなと。
54:07 労務総務の方というよりも、サイボウズ全体だと思うんですけれども、チャットでやり取りをするのは全然できると思います。
54:27 ただチャットの場合、流れていってしまうのが一番違うのかなということですよね。
54:35 書いた内容は流れていかないため、常に確認ができてトップが何か分かるという、トップというのはトップに内容が残るということと、いいね!の意思表示や、言った言わないになるとめんどくさくないですか、これはオンラインでも一緒です。こういうところがチャットと違い、ストックとフローという形なんですけれども、ストックはきちんとたまる、フローは流れていく、きちんとストックができるように話していくところが大事ではないかなと思います。チャットコミュニケーションには慣れもあります。
55:12 そうですね、あります。
55:15 慣れるまでは、あの人は怖そうと思っていても喋ってみたり、裏側の背景などを知れば、だから冷たそうな言い方するんだと、オンラインも一緒です。
55:30 あります。人柄知っていれば、ということはあります。
55:37 チャットだけで全部やり取りするのではなく、リアルにZoomやこういう感じでコミュニケーションをとる場を大事にするのも大事かもしれないです。
55:49 これが最後です。kintoneは全社で使う意味はないでしょうか。野間さんどう思いますか、kintone全社で使う意味ないですか。
56:00 全社で使うからこそできることと、部署単位でできることの両方があると思いますので、みなさんが今抱えている悩みに対して解決できる手段は、どちらの方法なのかなという点が一番大事ではないかと個人的には思います。
56:19 僕もそう思います。今回挙げた中ですと、総務だけで限ってできること、コロナ対応の方針を集めてこれらの情報をkintoneで管理など、ここは総務の方だけですよね、使われているのは。
56:36 そうです。
56:37 あと他はありますか。
56:41 他はそうですね。
56:42 氏名入れてデータ入れてというのも総務の方ですよね。
56:48 メインは総務労務が使っていて、こういった情報はそのまま情報誌システム部にアカウントを手違背するための情報として提供してたりするため、サイボウズでは本部間の連携ありきでkintoneは活用しているかなと思います。
57:10 基本的にはもちろん全社で使った方がいいというのは、正直どのツールもそうだと思います。全社で使った方がいいですが、必ずしも全社で使わなくてもいいのかなと僕は個人的に思います。
57:20 使いやすい所で使って慣れていき、広げる価値がある、広げた方がいいねとなってから広げるというのが個人的に良いかなと思っております。
57:32 という訳で全社でなくても大丈夫ですという話です。
57:34 ぜひ。
57:36 時間もそろそろきてしまいますが、まだいくつかだけきているため、お時間があってしまうという方はここで大丈夫です。配信は続けさせて頂きます。
57:47 続いての質問です。派遣社員の方の稼働時間や残業時間の管理はどうされていますかという質問がきています。
57:58 派遣社員は、時間管理…。
58:04 どのように働いた時間を管理されていますかっていうことだと思うのですが。
58:08 派遣会社の指定のタイムカードによるかなというところがあり、なかなか一概に今お伝えできることがなく、すみません。
58:18 こちら側が決めるというより、派遣会社さんの規約の方法に基づいて管理しているということですね。
58:26 そうです、派遣会社によってオンライン上にタイムカードを入れてくださいというところや、通常業務時は紙のタイムシートを提出してくださいというところがありまして、各社いろいろだと思いますので、私からもお伝えすることがあまりなくてすみません。
58:47 これも調整はされたのでしょうね。紙じゃないとだめですというところ、今回調整されたのですよね。
58:53 そうです。
58:54 ありがとうございます。続いて、この方も議論されたのですね。通勤手当支給の停止については弊社も議論していましたが、有期契約社員の個別契約書に定期代支給の記載があったことが障壁となりました。
59:13 なるほど。
59:14 就業規則などで実費を支給と定めていらっしゃるのでしょうか、以前から実費支給だったのでしょうかというご質問です。
59:22 ありがとうございます。サイボウズがもともと100人100通りの働き方を実現するために各種制度を整えてきており、実費を支給する形が基本となっていました。
59:36 週5日出社する場合については通勤定期代を支給します、ただ週4以下の場合は実費相当分もしくは定期券代の安い方を払いますというルールにしてましたので、今回そこはサイボウズはクリアできたところです。
59:58 私も100人100通りという働き方の部分を取り上げていくことは多いですが、逆に言うとシビアに見て下さってます。何々代の名目で他の事に使うことは一切許されないですから他の所よりも厳しいかもしれないです。
00:14 目的と内容は一致するように考えてます。
00:18 理想は何ですかと言いますか。
00:20 通勤手当はまさにですね。
00:24 ありがとうございます。
00:26 頂いた質問は、これで以上になります。みなさまたくさんのご質問ありがとうございました。
00:32 もしかすると、今ZoomのチャットのQ&Aでまだ回答ができてないものがあるかもしれませんので、私と野間の方は失礼させて頂きますが、まだ回答できてないものがまだたくさんありますと来ました。一旦こちら閉めた後、10分ほどスタッフと協力してZoomのQ&A欄で出来るだけ答えれるように頑張ります。
01:01 裏側のスタッフから連絡がきまして、10分というのは今から10分こちらでの回答をした方がいいですか、それとも止めた方がよろしいのでしょうか。
01:18 大丈夫だそうです、みなさんすみません、お待たせいたしました。弊社も全員リモートですので、かなり練ってオンラインできてたら良かったのですけれども、大変お待たせいたしました。
01:33 kintoneのところで、今回総務労務で使うITのツールとしてもしkintoneにご興味がわいたり、機能のところなど詳しく知りたい方は、バックオフィス部門の方に向けてオンライン配信を木曜日、10時半から12時となっておりますので、こちらのQRコードと資料はのちほどみなさんにお渡しされますので、そちらから読み込んでもらい参加して頂ければと思います。
01:59 先ほどもお伝えしましたが、本セミナーは連載形式になっており、今回第2回で第3回の選考と入社後の研修は、ゴールデンウィークを挟んでの5月12日になります。
02:13 時間は4時から5時に戻り、採用チームの綱島と高木をゲストに用いてテレワークについて話します。
02:22 その次の週は、今度はイベントチームになります。
02:29 自社の働き方もそうですがお客様を引っ張ってくることや、イベントなどに関してもオフラインからオンラインに全部なってしまったため、それに対してイベントチームはどのようにテレワークに対応しているかというところが5月の19日です。
02:44 今決まったのは情シスで、少し遅くなってしまうんですけれども、みなさんお聞きになりたいところかなと思うのですが、会社の在宅勤務を支えるPCの設定やセキュアなところ、発想、まさに今の状況をどのように対応しているんですか、ということに対しても情報システムの方をお招きして、5月26日火曜日、基本的に火曜日に、セミナーを開催させて頂きます。
03:15 先ほどもお伝えしましたが、20時10分くらいまで、チャット隊が頑張って回答いたしますので、質問をしてまだ回答が返って来てない方はしばしお待ち頂けると幸いです。
03:28 それではセミナー自体はこちらで締めさせて頂ければと思います。少しでも、みなさんのお役に立つ情報がお伝えできたら幸いです。それではみなさまありがとうございました。野間さんもありがとうございました。
03:39 ありがとうございました。

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