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【人事/経営向け】 「面談」業務を超効率化する2つの秘訣 ~効率的かつ効果的な採用面談にアップデートせよ~

株式会社RECEPTIONIST

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00:05 改めまして、本日はお忙しい中、AI CROSS株式会社、株式会社RECEPTIONISTが主催するセミナーへお越しいただきありがとうございます。定刻となりましたので「面談業務を超効率化する秘訣、効率的かつ効果的な採用面談にアップデートせよ」を開始させて頂きます。
00:25 本日司会を務めます藤村と申します。よろしくお願いいたします。今年になってからコミュニケーション方法が大きく変わり、オンライン面談の普及が一気に進みました。
00:37 同時に働き方改革も加速し、ひとりひとりの生産性も高めて、組織としての底力を高める必要があったと思います。しかしオンライン面談が普及し効率化された一方で、ミスマッチが起きることが増えた、これまでのように面談はしているがアナログのままで雑務が多いなど、テクノロジーで解決できる問題を抱えたままで生産性を高められていない人もいるのではないでしょうか。
01:02 そこで今回は、ミスマッチを防ぐAIサービスを提供するAI CROSS株式会社と、社外とのコミュニケーションが会議室などのスペース管理を効率化し生産性を高める環境を作るクラウドシステムを提供しているRECEPTIONISTの2社により、ウェブセミナーを開催することとなりました。本日は皆さんのヒントとなるようなお時間になれば幸いです。
01:26 最初にご案内です。この後2社が順番に登壇しお話をいたします。登壇者登壇内容へのご質問、Zoom機能のQ&Aにて募集いたしますので、随時ご質問ください。全体で約1時間ほどの予定となっております。最後までお付き合いください。
01:46 それでは、第1部「採用のミスマッチはなぜ起こる?コロナ禍にも動じない、面談成功を後押しするこれからの採用とは」に移らせて頂きます。AI CROSS株式会社はAIの活用など次世代サービスや技術革新などを積極的に行い、効率的なコミュニケーションインフラの実現を目指していらっしゃいます。
02:08 本日はAIX Labエバンジェリスト小川さんにお話し頂きます。それでは小川さん、よろしくお願いいたします。
02:17 只今ご紹介頂きました、AI CROSS株式会社の小川と申します。本日は「採用のミスマッチはなぜおこる?コロナ禍にも動じない、面談成功を後押しするこれからの採用とは」という題材で、お話を進めさせて頂きます。どうぞよろしくお願いいたします。
02:38 本日のアジェンダですが、まず始めに我々の会社と私について簡単に説明させて頂きまして、そのあと「なぜ起こる?新卒採用のミスマッチ」「採用プロセスから見る改善ポイント」「CUBIC×AIで実現する面談成功術」「誰を面接するか」「誰が面接するか」、最後にまとめをさせて頂いて、最後にということろで終わりとさせて頂きたいと思います。
03:06 まずは我々AI CROSSについてですけれども、私共はビジネスコミュニケーションプラットフォームを革新する会社として2015年に設立いたしました。もともとあった事業といたしまして、左側のメッセージングサービス。こちらは皆さん携帯に届くショートメッセージです。
03:27 企業側からエンドユーザーにショートメッセージを送るプラットフォームを持っているサービスともう1つが社内コミュニケーション、ビジネスチャット。InCircleこういったビジネスを行っております。
03:42 メッセージングサービスを提供しておりますので、どんどんテキストメッセージがビッグデータとして溜まってまいります。そこでもう1つ、AI Analyticsサービスを立ち上げました。
03:56 こちらが2018年に、主にビジネスチャットに溜められたビックデータを解析するために、私が所属しておりますAI X Labを立ち上げまして、本格的にAI事業、またHRの領域に参入いたしました。そして、2019年10月昨年の10月に、東証マザーズに上場させて頂きました。
04:24 企業理念といたしましては、”Smart Work,smart Life”で、テクノロジーでビジネススタイルをスマートにということで、我々が提供させて頂くサービスで、少しでもお客様のビジネススタイルがスマートになればという思いで、さまざまなサービスを提供させて頂いております。
04:46 次に私のプロフィールですが、昭和生まれの就職は超氷河期でした。そんな中でも一応新卒の時には大手企業に入社させて頂きまして、約10年弱勤めました。
05:02 実は結婚を機にベンチャー企業に入りました。夫がベンチャー企業をやっておりまして、そこに入って一緒に仕事をしたということになりますが、そしてその後AI CRLSSに来ましたので、今ベンチャーは2社目です。
05:20 AI CROSSでは事業の立ち上げは今やっているHRが2本目で、1つ目が先ほどご紹介させていただいたビジネスチャット、こちらも立ち上げはさせて頂きました。生みの親の1人という風によく会社の中では言われております。
05:38 ビジネスチャットでも働き方改革がすごく、今では当たり前のように言われているかと思いますが、そういった関連のセミナーをたくさんやらせて頂いておりまして、最近はもっぱらHRのセミナーの方をやらさせて頂いております。
05:56 一方プライベートは実は小学校5年生から結婚するまでずっとバスケットボールをやっていました。アメリカにNBAを見に行くなど、結構はまっておりました。さらに実は2児の母です。息子はサッカーをやっていまして、娘はチアをやっています。
06:15 全然関係ないですが、実はオリンピックのチケットが女子バスケの決勝とサッカーの準決勝が当たっておりますので、来年はぜひとも開催してほしいなと思っております。
06:30 さすがに今バスケットがあまりできるような状態ではないので、みなさまも結構走ってらっしゃる方も多いかと思いますが、在宅勤務も非常に多いのでコロナ太り防止のためにも結構ランニングを頑張っています。
06:45 では、本題の方に入っていきたいと思いますが、その前に。今日は面談ということで、人は見た目ではなかなか分かりづらいところがあると思いますが、ちょっと私の写真で。
06:55 結構私は、人から見た目きっちりしてそうだとか、結構完璧になんでもやりそうだねという風に言われたりするんですが、実は結構穴があってミスすることもちょこちょこあったりします。そういったミスをいじられて嫌がる人もいるかと思いますが、いじられるのも結構悪くないような、そういったタイプの性格です。
07:21 こういったなかなか人は見た目では分かりづらいよねといったことを、どう可視化していくかみたいなお話も今日は盛り込んでありますので、よろしくお願いいたします。
07:31 では本題に入っていきたいと思います。「なぜ起こる?新卒採用のミスマッチ」ということで、ミスマッチの起こる原因の前に、まず1つ採用ミスマッチによる損失、そちらの方を少しお話させて頂きたいと思います。
07:47 新卒採用を100人仮に取った場合ですが、新卒社員1人あたりだいたい53.4万円ぐらいのコストがかかりますというデータがあります。入社3年目までの平均離職率、これはもう10年以上変わっていないですが、だいたい30%です。100人いると33人です。
08:08 そうすると初期コストの損失としてはだいたい1760万円ぐらい、結構な額になります。さらにプラスして離職までに支払った給与や社会保険費用などをプラスすると、やはり辞められるということは企業にとって相当な損失になるなと感じます。
08:31 次はミスマッチが起こる原因です。こちら採用アカデミーさんのものをピックアップしていますが、まず企業の良い面ばかりを就活生にアピールしている、心当たりありますでしょうか。
08:46 2つ目、面接が合否判定の約80%を占めていると。結局はほとんど面接で決めているというような状況です。3つ目、適性検査や試験が不十分。最近はやってらっしゃる会社さん増えているかと思いますが、結局はこういったデータが十分に活用されていないということです。
09:07 4つ目、採用基準があいまい。ドキッとするところがありますが、なかなかこの基準を決めるのは大変だと思います。最後に入社前後のフォロー不足。フォロー不足によるお互いの行き違いなどがあってミスマッチが起こってしまう。
09:25 実際1番のところに関しましては、ITで解決というよりは各企業様の悪い面やむしろ改善点も、そういったところを伝える努力をして頂くしかないかなと思っています。今日は我々、2・3・4・5のところをどう改善していくかのお話をさせて頂きます。
09:49 面接が合否判定の約80%を占めていますが、皆さま面接ではどういったことを確認したいと思っていらっしゃいますでしょうか。ちょっと考えてみてください。
10:03 だいたい人柄やコミュニケーション能力、こういったものを確認するために面接をするという企業様がほとんどだと思います。残りの20%は何なんですかというと、ちょっと左側小さく書いていますが、在学中の成績やエントリーシートや履歴書、これは必須です。
10:23 最近でしたらインターン経験があるとか筆記試験・適性検査、もあるかと思います。このあたりは何を見ているかと言いますと、基礎学力やスキル、就労経験、適性です。
10:37 またこの適正からは何が見えるかというと、なかなか面接では見えにくいような論理的思考や課題解決能力、持続力、志向性など、こういったものが結構見れるなというように思っております。しかし、ほとんどの方々が面接で見えにくいこういったところを面接で聞こうとする、というような傾向がございます。
11:05 一方面接の課題が、よく見せるためにウソをつくと。アメリカのデータでは80%の学生が面接でウソをついたことがあるというようなデータもあるくらい、やはり皆さん自分を良く見せたいと思っていると思いますので、こういうことが起きてしまいます。
11:23 どうしてもコミュニケーション能力が高い人材はフリができる、つまり論理的思考があるフリができたり、そういうことができてしまうと。もう1つ挙げさせて頂きますと、Web面接中心のため実はリアルが苦手だったりする。
11:44 今ほとんどの企業様がWeb面接なしには採用を活動を進められないような状態だと思いますが、会ってみたら実はリアルはすごくダメだったということがあったりします。結局はこの面接で見るのはこういうことですが、見えにくいところは結局こういった適性検査で可視化されているようなものです。
12:12 それが面接のときに、こういったデータを一緒に見て面接をすればもっとうまく活用できるのに、実際にこの結果が活用されていなくて、本来のものがグレーで見えなくなってしまい、フリができるような人、つまりは面接が得意な学生が内定を勝ち取るというような仕組みが知らず知らずの間に出来上がってしまっております。
12:37 次に採用基準があいまい、業種や職種に連動しない採用基準ということで。日本は一斉に就職活動が始まると思うんですが、そうすると大量に一括採用を行いますので、大体採用基準としてはポテンシャルが高い人材だったり、コミュニケーション能力が高い人材がほしいと。
13:00 部署って部署ごとにいろいろな色があるはずなんですが、それなのに一律の採用基準で人を判断してしまっているところはないでしょうか。もう1つ、そもそも採用基準が定量化できていないと。これはちょっと痛いなと思うところが自社内でもあったりしますが、ある1つの例です。
13:24 応募者が面接をしましたと。面接者が○××○と2対2に仮に割れてしまった場合、この人は採用になるかどうなのかというと、上長が○をしたら「あっ上長がそうおっしゃるなら上長に従います」という形で採用になるケース、結構これあるかと思います。結局は明確な基準がないので、誰かの想いに引っ張られた採用になってしまうということです。
14:01 ではこういったなかなか難しいところではありますが、プロセスから見て改善できるポイントがございますので、ぜひそちらをお話させて頂きたいと思います。まず採用プロセスの改善ということで、学生がいて採用のプロセスは一連の流れでこうあると思いますが、実は、プロセスとして変えて頂きたいのはこちらになります。
14:31 重要ポイントと書かせて頂いていますが、学生の中の一連のフローの中でプロセスを改善するのではなく、社内の方に目を向けて頂いて、ここでは適性検査の実施をして社内人材の可視化をして下さい、と書いております。
14:52 先ほど、会社の中にはいろいろな部署がありますと、いろいろな部署があるのに一律の採用基準でいいのかというようなお話をさせて頂いたかと思いますが、こういった適性検査を実施することによって適性検査は今まで応募者しかしない、ということがほとんどの企業様がそうだったと思いますが
15:16 これをすることによって各部門ごとに、どういう人材が各部門にいるのか、またどういう人材が不足しているのかや、誰が活躍していて活躍しているのはどういうタイプでどういう雰囲気なのか、こういったことが見えてまいります。
15:36 そうすることによって採用基準などを作っていく事が出来ますが、ただこれやるのも大変じゃないのと思っていらっしゃる方々多いかと思います。おっしゃる通りで、こういった作業1つ1つは非常に大変だと思いますが、そこで今回我々がご紹介させて頂きますのが、「お任せください!CUBIC×AIで実現する面談成功術」をご紹介をさせて頂きたいと思います。
16:07 いきなりCUBICって出てきたので、ただ今回採用の担当とかやってらっしゃる方々でしたらご存知だと思いますが、CUBICさんは適性検査です。過去20年来に渡って、心理学・統計学を元に組織活性化と人的資源の有効活用という点に着目して研究開発された多目的可視化ツールです。
16:30 一応、国内外の大手企業を中心に10,000社以上の導入実績がございまして、適性検査の業界の中でもトップクラスの実績を誇る会社様でございます。数ある適性検査の中からなぜ我々がCUBIC様と一緒にやろうかと至ったところではありますが、ここに書いている特徴の中に、この最後です、”多面的で深い人間性の把握ができる”と。
16:58 人はなかなか一面だけ見て判断できない部分がたくさんあると思いますが、そういった多面的な要素を絶妙に表現されているところが非常に気に入りまして、CUBICさんのデータを使いながら我々のAI分析を活用して、さまざまなアウトピックをさせて頂くという形に至っております。
17:25 データ分析のフローですが、非常に簡単です。お客様にして頂くものとしましては、社内の全員、もし全員に適性検査を受けて頂けましたら、全社的な傾向が出ますし、またなかなか全員受験するのは難しいなというお客様の場合は、社内で活躍していらっしゃる社員の方ですとか、
17:46 採用するとしたら社内のどんな人と似たような人が来たら活躍してくれるんじゃないかなというような、そういった方々に受験していただく。あともう1つ、応募者の方々にも受験をして頂きます。
18:02 こういった受験データをAIでデータ分析させて頂きます。我々類似度の分析であったり、組み合わせの最適化分析等行っていますが、今回はいろいろなマッチングというお話をさせて頂きますので、類似度の分析の方を中心にご紹介させていただきます。
18:22 一応、CUBICのどういったデータを使っているかですが、これはアウトプットの1つ適性検査の結果です。ここにちょっと名前書いてありますが、これは実は私のデータです。CUBICさんが面白くて、この左側のどういう性格パーソナリティかに関しては成人をするとあんまり変わらないと言われているところです。
18:50 一方、職場での社会性、要はどういった行動をするかや、やる気・意です。どういったところをつついたらこの人やる気だすのかなということに関しては、職務経験やポジション、個人の状況でいろいろな変化があると思いますが、それでこう変化をします。
19:11 適性検査の結果の中にあまり変わらないものと変化する数値が取れるのが非常に面白いところです。そういったデータを活用いたしまして、まず誰を面接するか、効率的な面談をするためには自社に合った人たちをいかに早く見つけて面接するかが最初のポイントになってくるかと思います。
19:36 「AIを活用した面接候補者選び」で、類似度分析で採用候補をあぶり出すということです。こちらデータ分析をした結果が表示されております。こちらの起点となっているのが、会社の中の活躍人材をもしこの起点に置いて頂いて、この中にいるのが応募者になります。
20:03 この活躍人材に近ければ近いほど採用候補とする。要は似ていますので、非常に活躍する可能性がある。そうすることによってより自社に合った人たち、自分たちに合った人たちを採用候補にして頂いて、逆に遠い方々に関しましては、採用候補から外して頂くというような形になります。
20:29 これまでなかなか自社で採用基準を作ったり、定量化することが非常に難しかったかと思いますが、ただ社内の中で活躍人材であったり、この人と似た人をやっぱり欲しいよねってなったときには、起点を活躍人材にして頂くだけで、この近い人を採用候補者とすることができます。
20:57 今まではなかなか人の感覚に左右されながら、人の感覚の採用活動はほとんどの会社さんが行っていたと思いますが、AIデータ分析の結果から客観的な指標を得ることができます。
21:15 2つ目ですが、目指すべきキャリアパスをイメージしたポテンシャル採用ということで、先ほどと同じ形になりまして、先ほどのスライドでは似たタイプから採用候補とすると言うお話をさせて頂きました。
21:32 とはいえ、新入社員の方々、最初から活躍人材と似ているかというと、なかなか難しいところがあるかと思っています。まだ育成も何もしていない社会経験もないので、特に、我々いろいろなCUBICのデータを見ていますが、社会性や欲求に関しましては、やはり現役で働いている方々に比べて新卒の方々は値が低いかなというような印象を受けております。
22:01 ただこちらに関しましては、先ほども申し上げました通り、その人の状況環境によって変化する数値になってまいります。つまりはここにいる人材は育成することによって十分活躍人材になる可能性が秘められた候補者となってまいります。
22:25 繰り返しになりますが、社会性や欲求は、新入社員の社会経験によって変化いたします。ポテンシャル採用という言葉は昔からあるかと思いますが、結局採用してその後どう育成するかは、なかなか採用と育成担当が分かれているので、そこら辺の引継ぎがされていない企業様も多いかと思いますが、
22:50 AIデータ分析の結果から、採用候補者にフィットした形の目指すべきキャリアパス、育成の指標が得ることができます。この人の場合はこの活躍人材のキャリアパスを追っていくことによって、この社会性・欲求がより近くなって活躍人材になれる可能性がありますよというような分析結果でございます。
23:18 ここまでが誰を採用候補とするかというお話をさせて頂きましたが、続いて誰が面接するかです。ほとんどの会社さまでは人事の方が面接をされたり、また各部の部長さんであったり事業部長様が面接をされるというケースがほとんどだと思いますが、ぜひ今からお話する内容も参考にして頂ければと思います。
23:47 AIを活用した面接官選びということで、面接官や入社前フォロー、最初の上司誰にしたらいいかというお話になりますが、今まで起点にいたのは活躍人材というお話をさせて頂いたかと思いますが、今回は、採用候補者もしくは既に内定している方々を起点にして頂いて、なかにいるのは社員の方々になっています。
24:20 先ほどと同様に、ここにこの領域にいる人たち、この人たち近い方々は面接官やメンター、最初の上司は性格が似たタイプがいいと言われております。これはなぜかというと、性格が似ているというと、やっぱりその人の気持ちが分かるんです。
24:44 その人の気持ちが分かると、先ほどのお話ではないですが、面接で嘘をついているかどうか見抜きやすくなる。または逆に面接が苦手な人の良い部分を引き出してあげたり、口説きやすいということです。
25:03 性格が似ているとこういったメリットがございます。実際見抜くとか口説くということは、どういったところで口説くのかに関しましては、実は先ほどお話いたしました適性検査の中に、面談ポイントや、意欲・やる気そういった物が全部入っているんです。
25:27 CUBICの場合はここを見て頂くだけで、的を得た動機付けや応募者に対する質問が可能となります。こちらは先ほどの欲求です。それをちょっと抜粋させて頂きましたが、あとは面談時のポイントなども書いておりますので、こういった物をしっかりと面接のときに活用して頂く事によって、今までにない質の高い面談の実現が可能となります。
25:58 どうしてもコロナになりますとWeb面接が増えたり、なかなかその人とオフライン上でのちょっとした会話がどうしても減って来てるかと思いますが、AIで分析した結果と、CUBICがもともと持っているようなアウトプット、そういった物を活用することによって、十分質の高い面談が実現できるかと思いますので、ぜひともデータを活用頂ければと思っております。
26:27 最後まとめとなります。企業アピールは良い面だけでなく、悪い面、改善点もお伝え頂くこと、双方にとって不利益が生じないためにもこのあたりはぜひともお願いしたいなと思っております。
26:40 2点目です。採用の前に社内の組織を可視化し、AIデータ分析結果を採用の1つの指標として頂きたいと思います。
26:50 最後になりますが、人材を見抜く、口説く、動機づけるためにも、面接官選びや内定辞退を防ぐためのフォロー担当や育成担当にも、先ほどご紹介させて頂きましたAIデータ分析の結果を上手く活用頂きまして、適切な人を配置することによって面談成功に結び付ければなと思っております。
27:21 最後にご紹介いたしました先ほどのAIに関しましては、今2つのパッケージでご提供させて頂いております。
27:29 まず採用に関して類似度を使ったレポートを提出するものと、新入社員がどういった部署に配属されると1番ベストなのかをリコメンドさせて頂く、こういったものの新卒採用のオンボーディングと、もう1つ会社全体の組織をスコア化させて頂いて、可視化させて頂くようなものがございます。
27:52 誰をどういったところに配置すると最適な配置なのか、あとは新規部門を作ったときに誰をそこに割り当てたらいいのか、そういったお悩みがある方々に関しましては、組織診断の方をお申込み頂きましたら、AIが分析しました結果をレポートでご提出させて頂きます。
28:11 両方とも同じ価格です。100名30万円からとなっております。年内はパッケージになっていますが、来年以降はサービスにて提供を予定しておりますので、ご興味のある方は是非ともお問い合わせ頂ければと思います。
28:28 一応HP上にオンライン商談の予約を最近開設いたしましたので、この辺りからも申し込み頂けます。以上となります、どうもご清聴ありがとうございました。
28:43 改めましてAI CROSS株式会社の小川さん、ありがとうございました。それでは第2部の「本番集中!面談前後の無駄な作業を効率化する3つのキーポイントとは?面談に集中する環境を作る最新の企業事例で解説」に移らせて頂きます。
29:00 株式会社REXEPTIONISTは受付や日程調整、オフィスのスペース管理など、ビジネスのコミュニケーションをクラウドシステムを使って効率化し、社員の輝ける環境づくりのお手伝いをしております。本日はアカウントプランナーの廣底さんにお話し頂きます。それでは廣底さん、よろしくお願いいたします。
29:21 はい、只今ご紹介にあずかりました株式会社RECEPTIONISTの廣底と申します。本日は「本番集中!面談前後の無駄な作業を効率化する3つのキーポイントとは?」というタイトルでご紹介をさせて頂ければなと思います。
29:39 では本日お伝えしたいこと、アジェンダになります。最初に自己紹介の方をさせて頂いて、そこからRECEPTIONIST弊社のご紹介をさせて頂きます。そこから採用面談の現状と題しまして、今抱える問題ですとか現状といったところを共有させて頂きます。
29:58 そこから本題の方に入りまして、効率的な面談をするための3つのキーポイント、そういったところを具体的にお話をさせて頂きます。最後にまとめをさせて頂いて、本日のお話は終了というような流れになります。
30:17 まず自己紹介からさせて頂きます。私は廣底航と申しまして、株式会社RECEPTIONISTでアカウントプランナー、営業のようなお仕事をさせて頂いております。
30:30 これまでの経歴ですが、もともと大学を卒業してからサッカーが好きだったからということもありますが、スペインに語学留学しておりました。そこで知り合った方のご紹介等で、サッカーマネジメント企業に新卒で入社をしました。
30:55 1社目は社長を含めて2、3名ほどの小さな会社でしたが、そこでいろいろと社会人のノウハウというかイロハみたいなところを学び、その後リクルートにて営業をしておりました。
31:11 こちらリクルートではホットペッパービューティと言います美容室向けの集客媒体、紙媒体とネット媒体がありますが、そちらの提案営業におりましたので、毎日のように美容室の方に飛び込み営業をして、広告を出しませんかというような毎日を過ごしておりました。
31:33 リクルートの方でも有難いことに、面接面談等の面接官をやらせて頂く機会とかも頂きまして、そこから少しずつ人事領域の勉強をしていったきっかけでございます。その後に関しては、ナイルという会社の方で、こちらIT企業ベンチャーですが、そこで採用広報というお仕事をしておりました。
31:58 ここでは在籍は少しでしたが、実際に採用に関わるお仕事、特に広報業務、どういった候補者を集めていくべきかを事業、また会社として考えていくといったところから、携わってまいりました。昨年の2019年から株式会社RECEPTIONISTの方に入社して、今アカウントプランナーのリーダーをさせて頂いております。
32:27 こちらに書いていますように、本当に大企業から小さなベンチャー企業まで本当にリクルートの場合、何千人、何万名というような企業でしたが、いろいろな規模、やはり環境によって構造が違ってきますので、そういったところのいろいろな視点は、良くも悪くもジョブホッパーだったので習得は出来たというようなキャリアですので、今実際に提案させて頂いているお客様の方には、自分の経験談を元にして、こういった企業様も中にはありますと言ったような具体的なお話をよくさせて頂いております。
33:10 ちょっと話は逸れますが、性格的な、先ほどのAI CROSSさんの性格診断みたいなところで、ソーシャルスタイルの方を昔アンケートを取ってみて、集計していましたが、アナリティカルという、論理的や理屈っぽい、分析好き、定量好きみたいで、どがつくほどのアナリティカルです。
33:37 何を判断するのもデータが好きですし、あとは感情の起伏が外に表れにくいという、良いのか悪いのかなんですが、感情の上下が出にくいので、安定した性格なんじゃないかなというようなことはよく言われるようなことがあります。そんなキャリアの持ち主でございます。本日は、どうぞよろしくお願いいたします。
34:06 ここからRECEPTIONISTのご紹介です。弊社は株式会社RECEPTIONISTと言いまして、2016年1月設立の会社になっております。サービス自体は2017年の1月からスタートしております。
34:21 代表は、こちらに書いております橋本という者でして、もともと都内の複数の上場企業で受付のスタッフをしていたキャリアの持ち主です。橋本がいろいろな受付にまつわる、非効率な作業が本来のお仕事を阻害してしまっているということに着目して生まれたのが、このRECEPTIONISTという受付のシステムになります。
34:48 基本的には受付システムのご提供をやらせて頂いていますが、代表自らコンサルティングに行っていますので、より受付のノウハウの提供に得意としたシステムを提供している会社とご認識を頂ければと思います。こちらクラウド受付システムと銘打っているものですが、基本的には企業受付の中ではシェアNo.1を有難いことに頂いております。
35:18 もちろん来客の応対といった根幹のシステム、そういったのはもちろんですが、受付を取り巻く会議室の管理や日程の調整、入館証管理、最近ですと来客の管理というニーズも非常に増えております。そういったところ、来客の受付を取り巻くサービスをワンステップでできるようなシステムをお伝えできればいいなと思っております。
35:45 有難いことに全国でも3,000社以上、もうほとんど長い期間、導入の後使って頂いておりますので、非常に今満足頂けているサービスかなと思っております。イメージですと、このようなiPadで受付を完了させるといったものになります。
36:09 ここから少しずつ本題の方に入っていければと思います。まず1つ目のテーマとして採用面談の現状になります
36:18 現在、採用面談、コロナ禍によっていろいろと採用の形、あり方が改めて問われてきているような状況かと思います。これまで採用イベントやミートアップイベント、そこから1次面接そして最終面接またはフォローオファー面談など、そういったところまでやはりオフラインで実施されるケースがほとんどだったかと思います。
36:50 ただコロナ禍、昨今の環境変化によって、採用面談のオンライン化が加速しているということも、見て頂いている皆さんも感じて頂いているところかなと思います。実際我々の会社も、もともと面談・面接に関しましては、オフラインの場で実際に顔を見合わせて実施するとことが基本的な形でしたが、やはりこの状況の変化に合わせて、採用面談をオンラインの形、Zoomの形で実施するといったところが今主流になっています。
37:29 こちら、興味深いデータがありますので、共有させて頂ければと思います。採用の活動は、「今オンライン化に対応していますか」というアンケートを、ビズリーチさんの方で採られたデータになっております。
37:44 こちら見て頂いた通り、7割以上の方、企業が採用活動オンライン化を検討されている、もしくはもうすでに実施されているというようなデータが出ています。一方、「そのメリットについて教えてください」という問いに関しては、遠方の方候補者の方との接点が増えたという、これはかなりオンライン化ならではメリットかなと思います。
38:15 2つ目、こちら面接の工数削減、選考のスピードアップに繋がりましたよというような企業様も少なくないようです。この接点の増加、面接工数削減、これはスピード感のアップ、こういったところがオンライン化によって得られたメリットになってまいります。
38:40 一方で、デメリットが発生しているのもデータから見えてまいりました。採用のオンライン化における課題がいくつもありますが、この上2つです。職場の雰囲気を伝えることが難しい、これは採用側・面接官側の課題です。
39:00 やはりまず会社に来れないということで、会社の雰囲気といったところを伝えるのは難しいですし、一方で候補者側が果たして本当にこういう書類のような人なのか、本当に会ってみないと分からない雰囲気感のようなところです。
39:22 やはりオンラインで会話すると会話のテンポも少し落ちてしまうので、そこでのスピード感、テンポ感も把握しづらいというデメリットも生じているようです。そこで生じてしまったデメリットによって、先ほどのAI CROSSさんのお話でもありましたが、採用のミスマッチといったところが採用の課題として出てきているような現状でございます。
39:55 そんな中で、効率的な面談を実現するためには、やはり先ほどのメリット、面談設定工数を削減する、スピードを向上させる内定までのスピードを向上させるということ。これをしっかり享受していくためには、日程調整のオペレーションの簡素化、そして候補者からの日程確定のレスポンススピードアップ、最終的な返答ですね、内定承諾までのレスポンスのスピードアップ、そういったことも求められるポイントの1つになってまいります。
40:37 先ほど生じていたデメリットですね、企業と採用候補者間のイメージギャップによるミスマッチ。このデメリットを生み出さないためには、オフラインの場での正しい相互理解が、以前よりニーズが高まっているというような現状が、やはりリアルに考えてみるとあるのではないかと思います。
41:02 コロナ禍でオンラインの面談のニーズが非常に高まったという一方、特にハイレイヤーの方、事業責任者や経営層の方、そういった方の採用面談は、やはりオフラインでお会いしてみないと分からない、お聞きしたいことは山ほどあるのでやはりオフラインでお会いしたいというような企業様も少なくないのではないかなと思っております。
41:33 そのため多くの企業様がオフラインとオンラインとハイブリッドのような形で、面談を実施しているという現状が中にはあるのではないかなと想像しております。これらのメリットとデメリットそれぞれ享受して、メリットデメリットを避ける、これらを実現するために3つのキーポイントを、これからご案内させて頂ければと思います。
42:05 まずキーポイントの1つ目です。工数のかからない日程調整といったものになります。そこで今日ご案内したいのが、調整アポという弊社の日程調整機能でございます。
42:21 タイトルに書いてありますように、下記日時で1時間ほどお時間頂けますか?というものを、このやりとりを効率的に自動化するというようなものでございます。どういったものか、概要のご案内をさせて頂くと、面談の日程調整を行う際に、今メールや電話でやられている方が非常に多いかなと思います。
42:44 中には外注、パートナーさんに日程調整をお願いしているという企業もあると思いますが基本的に日程のやり取りは電話やメールでやられている所も少なくないのではないかなと思います。
42:59 この調整アポですが、普段企業様でお使いのマイクロソフトのOutlookカレンダーや、Googleカレンダー、そちらとの連携をすることが可能となっております。実際、こちら後程詳しくご紹介しますが、日程の調整から受付までワンストップで実施できるといったものになっております。
43:27 この日程調整業務をメール等で行うと実は、11工程ほど生じていました。さらには面談当日の来客受付でも13工程発生していますが、そこの工程をそれぞれ2工程ずつに削減できる。80%の工程削減を実現できるようなツールになっております。
43:52 会議の会議室予約といったところで、先ほどのカレンダーと連携しますよとお伝えしましたが、日時の仮押さえや削除といったところも自動化されるようなものになっております。お客様側はメールに対して何月何日の何時でお願いしますというメールを打つ必要がございません。
44:13 届いたメールからURLが飛んできますので、そちらから提示された日程を選ぶだけという、非常にシンプルなものになっています。実際面談の当日は、受付のRECEPTIONIST、iPadのタブレットの方にメールで届いている6桁の数字を打ち込むだけで受付が完了するというもので、当日の受付までワンストップで完了することが可能になります。
44:41 実際に調整アポはどういった動きで、どういった流れで動くかを具体的にご案内させて頂きます。イメージしやすいかと思いますので、あるA社の営業リーダーの候補者の面談日程を調整する設定でこれから使っていきましょう。
45:05 まずは、事前に登録したRECEPTIONIST、管理画面の方にログインして頂きます。こちらは、ご登録いただいた社員様誰でもログインできるようなものになっておりますので、面接官AさんBさんといった個人体でログインして頂くことが可能です。
45:24 こちらの画面から調整アポという項目を選択頂いて、そうすると事前に連携している普段お使いのカレンダーの方がここで連携できますよと表示されますので、こちらで連携作業1、2クリックくらいで完了頂くと、ご本人の状況がこちらに同期されるような形になります。
45:50 面接官の方が1人というケースもあれば、または複数名、2人以上ご出席される場合もあると思いますので、その場合、自分以外に出席される方もこちらの画面から検索追加して頂くと、2人の予定が合体表示されるような形になります。おのずと2人が空いている日、この白いところが一目が分かるようになります。
46:18 そちらの白い空いている予定のところをドラッグして頂く、大体今皆さまメールで2、3候補日メールでご提示されていらっしゃると思いますので、2、3候補日こちらでドラッグして頂くと、事前にカレンダー側での会議室連携がお済みでしたら、ここの時間で選択した、ここの時間で空いている会議室もこちらから自動的に情報を引っ張っていますので、この会議室を選択するというようなフローになります。
46:54 内容を確認して頂くと、こちら来訪者の情報入力の項目に移ります。ここでは、氏名、候補者の方、会社名は入れる入れないは任意になっています。お名前と候補者の方のメールアドレスを入れて頂いて送信を押すと、日程の調整依頼がご本人に飛んでまいります。
47:20 実際候補者の方が日程を選んでいる間は、GoogleやOutlookカレンダー側で[仮]という形で先ほどの3候補日が自動生成、仮押さえという形で記録されます。その間の候補者側の作業です。候補者の方は届いたメールから日程調整用のURLにアクセスして頂くと、このような画面が表示されます。
47:48 「山田太郎さんより日程調整の依頼が届いております」と。「ここからご都合の良い日をお選びください」という表示になりますので、この3つのうちから候補者の方がご都合のいい時間を1つ選択して確定して頂ければ、自動的に確定メールが候補者の方・企業側に送信されますので、「当日はこの受付コードでご入館ください」というようなご案内ががこちらに届いてまいります。
48:18 万が一、アポイントメント調整が難しい時間でしたら、再調整を依頼するというようなボタンが表示されますので、そこから万が一日程調整が上手くいかなかった場合は、仕切り直しをして頂くというような流れになります。
48:38 最後、先ほどのように候補者が日程を選択して頂くと、GoogleやOutlookカレンダー上で先ほど仮で3つ押さえられていましたが、確定した予約以外の不要な候補日は、自動削除されるようになります。
48:53 先ほど複数の会議室の選択をしていましたが、そこも会議室が自動的にその時間に空いている会議室、1室のみが予約されるような形になっており、スケジュールの自動削除と会議室の自動予約は、特許を取得している弊社だけの機能になりますので、いろいろな日程調整ツールある中で、こちらの機能は弊社だけですのでメリットとしてお感じ頂けるかなと思います。
49:29 以上が日程調整のフローになります。
49:33 当日、キーポイント2つ目になりますが、シンプルな受付というタイトルで、当日の受付もご案内させて頂きます。こちらは、弊社がメインとしている機能、受付のクラウドシステムになります。
49:50 シンプルです。当日の受付に関しては、候補者の方は先ほど発番された受付コードを、「受付コードを入力する」を選択して頂いて、ここで入力して頂くだけという形になりますので、この人たちを呼び出しますねという画面になって、受付が完了します。
50:09 受付に関しては、担当者の方のスマホもしくはPCどちらも併用できます、に通知が飛んでまいります。その通知を受け取って候補者の方をお迎えに行く、というような本当にシンプルな流れになっています。
50:25 万が一担当者の方、面接官の方が一時的に席を外されていた場合も、事前に指定してあるチャットルームやアシスタントにも通知を複数飛ばすことができますので、その方に代理対応して頂くと、候補者をお待たせせずにお迎えに上がれるというようなシステムでもあります。コロナ禍で受付自体もいろいろな見直しが様々な企業様で入っているかなと思います。
51:03 やはり受付と言いますと、人と人とが接触するといったところになりますので、システム化がリスクマネジメントや危機管理としてとらえられているような情勢に今なってきております。今までの場合、有人受付や電話受付ですと、やはり飛沫の感染リスクが否定できないなと思います。
51:28 内線電話も受話器に向かって話をする、または受話器に飛沫がかかってしまう、または顔に単純にシンプルに接地してしまうといったところを、ちょっとどうかなと思われる企業様お客様がいらっしゃるのが現状でございます。
51:46 そういったところを、接触を最小限に減らしていろいろなリスクを削減していくといったところが、この受付システムのメリットとしても享受できるポイントの1つになりますので、そういったところを今見直されていますということを、ご認識頂ければと思います。
52:06 最後、3つ目のキーポイントで、スマートな会議室管理というテーマでございます。弊社はRECEPTIONIST for Spaceという会議室の管理機能もリリースしております。
52:20 シンプルにこのようなタブレット・スマートフォンを、会議室の壁や会議室内のスタンドにかけて、今から入室します、使いますといったアクションをして、管理画面の方から、今何々ルームが使われている、使われていないということを可視化できるようなものでございます。
52:43 これは面談で使用する際、入室の際、今から使いますを面接官の方がタップして、チェックインをして頂く形になります。こちら私個人の経験だけかもしれませんが、結構勝手に会議室が開いていたから使われるというようなケースが、たまにいろいろな企業様であるかなと思います。
53:05 その会議室が例えば面接で使う会議室ですと非常に困ってしまう、というようなケースも散見されると思いますが、タブレットの方に直近の会議予約情報が表示されておりますので、そういった会議室を勝手に使われることもありませんので、そういったところも面談を効率的に進めていくうえでのメリットになるかと思います。
53:33 また会議の予定のリマインドもありますので、前日に「明日会議がありますよ」、「面談がありますよ」といったリマインドも飛んできますし、あとは、会議終了、面談終了の10分前になりますと、アラートが知らされるというような機能もございますので、面談がちょっと間延びしてしまうとか、ちょっといつも長くなりがちなんですというような、面接官の方とかにもこちらの機能を使って頂くと、コンパクトに面談が実現できるかなと思います。
54:10 最後にまとめの方をさせて頂きます。日程調整から面談までをワンストップにしていくといったところを中心にお話させて頂きました。
54:21 まず1つ目のポイントが工数のかからない日程調整になります。昨今の面談のオンライン化に伴って、オペレーションの簡素化といったところがまず求められます。日程調整のリードタイムをしっかり短縮していくことが効率的な面談の実施に最終的につながっていきます。
54:46 2つ目、当日のシンプルな受付。こちらも依然存在するオフラインでの面談ニーズに応えていくには、このようなシンプルな受付も必要になってまいります。この情勢に合わせた必要最小限のフローでの受付、感染症対策、リスクをいかに減らしていくかといったところも企業として問われるポイントの1つになりますので、このシンプルな受付も今後も求められていくでしょう。
55:23 3つ目はスマートな会議室管理でした。こちら日程調整といったゼロ地点から当日の会議室利用までのフローを一元管理することによって、面接担当の方のいろいろな工数削減をするといったところにも貢献をできます。
55:44 後は効率的な会議室利用、このようなツールを入れることによって、空予約ですとか、空いている時間を積極的に会議室予約できるような機能になっておりますので、会議室の空き状況に左右されない面談の日程調整や面談の場の設定も実現できますので、
56:11 今後の面談数の増加に伴う、調整作業の増加もやはりあると思いますが、それが空き状況に左右されるということはあまり健康的な状況ではありませんので、そういったところにも左右されずに面談が設定できますということも、キーポイントになっているのかなと思います。
56:31 最後は、弊社の機能のアップデート予定というお話になりますが、今後は予約受付アポという日程調整機能に似た機能がさらにアップデートされたものですが、自分のカレンダー状況、空き状況、もちろん予定名は非表示になりますが、空いているか空いていないかを○×表示をして、お客様にお好きなところを選択してもらう機能が今年中にリリース予定でございます。
57:01 こちらは実際に面接を担当されている面接官の方からのお声にお応えして、作らせて頂いている機能になりますので、ぜひこちらもご期待頂ければと思います。
57:17 2つ目です、こちら先ほどのRECEPTIONIST上で受付コードを発番するもののフローをご案内しましたが、コードを普段お使いのカレンダビューの方からも受付コードを発番したいですというお声も大多数頂いておりましたので、そちらも今年中に実現が可能になっておりますので、ご期待頂ければと思います。
57:41 3つ目が会議室管理の機能です。こちらは会議室管理アプリで会議室に置いているタブレットの方に即入室機能が付きますので、今からこの会議室を予約しますという機能も搭載される予定でございます。
58:01 こちらは鋭意開発中ですが、いろいろな形でタッチレスの受付の需要も大変増えておりますので、それらに対応したタッチレス受付の機能も今後リリースの計画の方に入っておりますので、こちらの方もぜひご期待頂ければと思います。
58:22 本日お話したこと、さらに詳しくお聞きになりたいという方がいらっしゃいましたら、弊社の方に是非お問い合わせを頂ければと思います。また後程ご案内でオンライン相談のURLやお問い合わせ先に関しましては、ご紹介をさせて頂きますので、ぜひそちらからお問い合わせ頂ければと思います。
58:41 それでは、途中ちょっとトラブルがあって大変申し訳なかったのですが、ご清聴ありがとうございました。

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